Whistleblowing

Segnalazione e denuncia di illeciti aziendali ai sensi del D.lgs 24/2023.

La disciplina del c.d.”Whistleblowing”, introdotta nell’ordinamento italiano dal D.lgs. 24/2023 al fine di contrastare eventuali e determinate condotte illecite nell’ambiente di lavoro, prevede una specifica tutela per colui il quale voglia comunicare, divulgare o denunciare un illecito (il “Segnalante”), in modo che questi possa agire senza il timore di subire conseguenze pregiudizievoli nei suoi confronti.

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Minerva Pictures Group S.r.l. (la “Società”) e le sue controllate italiane e per i quali valgono le tutele – previste dal D.lgs. 24/2023 – nel caso in cui decidessero di segnalare eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.

Con il presente disclaimer, la Società intende informare i potenziali Segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione interno messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale, sui termini di riscontro, e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte delle Società.

Il documento inoltre fornisce dettagli sugli ulteriori canali di segnalazione previsti dalla normativa vigente (Segnalazione Esterna, Divulgazione Pubblica e Denuncia).

SEGNALAZIONE INTERNA

Osservanza del divieto di atti ritorsivi in ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. n. 24/2023

La Società e le sue controllate italiane garantiscono l’assoluto rispetto del divieto di attuare qualsiasi atto ritorsivo nei confronti delle persone che effettuino segnalazioni ai sensi del D.lgs. 24/2023.

Pertanto, nessuna azione disciplinare o di altro tipo è ammessa in ragione di una segnalazione nei confronti del Segnalante.

Non sono altresì ammesse azioni indirette nei confronti di:

  • facilitatori;
  • persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • colleghi di lavoro del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • enti di proprietà del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
  1. CHI PUÒ EFFETTUARE SEGNALAZIONI

Soggetti legittimati alla Segnalazione Interna

Ai sensi dell’art. 3 del Dlgs 24/2023, possono effettuare segnalazioni, beneficiando delle tutele previste dal decreto, i seguenti soggetti:

  • I dipendenti della Società e/o delle sue controllate
  • Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto
  • Soci
  • Lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società o il suo gruppo
  • Collaboratori di imprese fornitrici di beni o di servizi.
  • Volontari, Co.co.co., stagisti e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società e/o le sue controllate

La segnalazione può essere fatta in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente (ad esempio, nella fase di candidatura) o successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro o rapporto giuridico (ad esempio, nella fase di pensionamento).

  1. COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO

Oggetto della segnalazione  

Ai sensi dell’art. 2 del D.lgs. n. 24/2023 possono essere oggetto di segnalazione le violazioni commesse  nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il Segnalante o denunciante intrattiene un rapporto giuridico (cfr.par. 2).

Inoltre, ai sensi dell’art. 1 del D.lgs. n. 24/2023 sono oggetto di segnalazione le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo. In particolare, per violazioni devono intendersi quelle:

  • commesse o non ancora commesse che il Segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
  • aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
  • riguardanti le azioni volte ad occultare le violazioni, come ad esempio, la distruzione di prove circa la commissione della violazione.

Sono escluse:

  • le notizie palesemente prive di fondamento
  • le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico
  • le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

In base all’oggetto, le violazioni possono essere distinte come segue:

  • Violazioni del diritto nazionale
    • Illeciti civili
    • Illeciti amministrativi
    • Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, in particolare la violazione dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001 adottati dalla Società
    • Illeciti penali
    • Illeciti contabili
  • Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 quali ad esempio:
    • illeciti relativi ad appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza e conformità dei prodotti, tutela dell’ambiente; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
    • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea.
    • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali.
    • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.

Sono da ritenersi incluse, inoltre, anche tutte le violazioni previste dal Codice Etico adottato dalla Società.

Segnalazioni che non beneficiano delle tutele previste dal decreto D.lgs. 24/2023:

  • Violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati all’art. 1 comma 2 D.lgs. n. 24/2023
  • Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea
  • Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Esclusione dalla tutela

Nessuna tutela si applica in caso di accertata (con sentenza di primo grado) responsabilità penale o civile – per dolo o colpa grave – del Segnalante per diffamazione o calunnia.

Si segnale che in tali ipotesi sono previste, per legge, sanzioni disciplinari.

  1. COME SI FA LA SEGNALAZIONE

Piattaforma on-line

In ottemperanza agli obblighi di legge, la Società e le sue controllate mettono a disposizione dei soggetti legittimati alla segnalazione una piattaforma on-line (https://minervapicturesgroup.whistleblowing.net) fornita da un provider terzo in conformità alle normative ed agli standard di sicurezza europei e nazionali (la “Piattaforma Whistleblowing”). Il canale consente l’invio di segnalazioni scritte, in forma completamente anonima oppure, a scelta del Segnalante, in forma non anonima.

L’accesso alla Piattaforma Whistleblowing è possibile attraverso il link sopra indicato raggiungibile dal sito istituzionali di Minerva Pictures Group S.r.l..

Forma orale

Ai sensi dell’art. 4 del D.lgs. 24/2023, su iniziativa del Segnalante, la segnalazione può essere resa anche in forma orale direttamente al responsabile della funzione Affari Legali della Società, richiedendo un incontro che sarà fissato entro un termine ragionevole e con modalità concordate di comune accordo tra il Segnalante ed responsabile della funzione.

La segnalazione così rilasciata sarà documentata tramite verbale, confermato con sottoscrizione dal Segnalante dopo averlo verificato e se necessario rettificato.

  1. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Entro il termine di 7 giorni la segnalazione viene presa in carico ed il Segnalante ne riceve riscontro:

  • attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno della Piattaforma, accedendo all’area “Hai già effettuato una segnalazione? Inserisci il tuo key code” se si è scelto di utilizzare la Piattaforma Whistleblowing;
  • direttamente dal responsabile della funzione Affari Legali, se si è scelto di segnalare a questi.

Nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, la Società effettua una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al Segnalante le tutele previste.

Si precisa che è fondamentale che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la deliberazione dei fatti da parte degli incaricati della Società.

In particolare, è necessario che risultino chiare:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati
  • è utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

In qualunque caso la Società fornirà riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento.

  1. GARANZIE DI RISERVATEZZA

Le garanzie di riservatezza sono le medesime sia per le segnalazioni anonime che per quelle ordinarie (non anonime).

La Piattaforma Whistleblowing assicura che le comunicazioni pervenute da parte del Segnalante vengano gestite con garanzia di riservatezza sia per quanto riguarda l’identità del soggetto Segnalante sia per quanto riguarda il contenuto delle segnalazioni. Identità e contenuto sono protetti mediante misure di sicurezza e tecniche di cifratura idonee a garantirne la massima segretezza ai sensi del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali.

Inoltre, a tutte le persone coinvolte a qualunque titolo nel processo di gestione della segnalazione è fatto obbligo di trattare con la massima riservatezza il contenuto e la documentazione della stessa.

L’identità del Segnalante – e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente tale identità – deve essere mantenuta riservata in ogni fase di gestione della segnalazione, salvo espresso consenso rilasciato per iscritto da parte del Segnalante.

Nel caso di avvio di un procedimento disciplinare in cui l’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, il Segnalante viene avvisato tramite comunicazione scritta e potrà decidere se dare o meno il proprio consenso alla rivelazione della sua identità affinché la sua segnalazione sia utilizzabile ai fini del procedimento.

  1. TRATTAMENTO DATI PERSONALI

Per il trattamento dei dati personali, connesso alla gestione dei canali di segnalazione ed effettuato nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, si rimanda alla specifica informativa privacy presente e scaricabile accedendo alla Piattaforma Whistleblowing.

  1. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018

ULTERIORI MODALITA’ DI SEGNALAZIONE/DENUNCIA

Le tutele sopra descritte e previste dal D.Lgs 24/2023 si applicano anche alle ulteriori modalità di segnalazione introdotte dalla normativa e di seguito elencate.

SEGNALAZIONE ESTERNA (ANAC)

Solo al ricorrere di precise condizioni è possibile effettuare una c.d. Segnalazione Esterna all’ANAC (Agenzia Nazionale Anticorruzione).

Ai sensi dell’art. 6 del D.lgs 24/2023, il segnalante può utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

  • non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
  • Se il Segnalante è stato oggetto di ritorsioni a seguito di una segnalazione effettuata; in tal caso ANAC inoltrerà le verifiche all’ispettorato del lavoro

Al ricorrere di una di queste condizioni ed ai sensi dell’art. 7 del D.lgs 24/2023 si può effettuare la segnalazione in forma scritta tramite piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro termini ragionevoli.

Tutte le informazioni necessarie per l’utilizzo di questo canale sono reperibili sul sito Istituzionale di ANAC www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

DIVULGAZIONE PUBBLICA

L’art. 15 del D.lgs. 24/2023 introduce un’ulteriore possibilità di segnalazione consistente nella c.d. Divulgazione Pubblica.

Con la Divulgazione Pubblica le informazioni sulle violazioni vengono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Tuttavia, per beneficiare delle tutele previste dal D.lgs. 24/2023, la Divulgazione Pubblica di violazioni deve avvenire in presenza di una di queste condizioni:

  • Il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna senza ricevere risconto entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • Il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • Il Segnalante ha un fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Si precisa infine che il segnalante che effettua una Divulgazione Pubblica, è considerato soggetto differente da chi costituisce fonte di informazione per i giornalisti. In tali casi, infatti, il D.lgs 24/2023 prevede che restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

DENUNCIA ALL’ AUTORITÀ GIUDIZIARIA O CONTABILE

Il D.lgs. 24/2023 riconosce – ai soggetti legittimati a fare le segnalazioni – anche la possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui questi siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.

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